Operations Administrator Colombia

Bogotá, Colombia
LA119

La misión de The Nature Conservancy (TNC) es conservar las tierras y aguas de las que depende toda la vida. Como organización basada en la ciencia, desarrollamos soluciones innovadoras en terreno para los desafíos ambientales más difíciles del mundo para que las personas y la naturaleza puedan prosperar. Nuestro trabajo está guiado por nuestros valores, que incluyen el compromiso con la diversidad y el respeto por las personas, las comunidades y las culturas. Desde una misión gratificante hasta el desarrollo profesional y horarios flexibles, hay muchas razones para amar la vida #insideTNC. ¿Quieres saber más? Consulte nuestra lista de reproducción de TNC Talent en YouTube para escuchar historias de nuestro staff o visite Glassdoor.

Uno de los principales objetivos de TNC es cultivar un entorno de trabajo inclusivo para que los empleados de todo el mundo tengan un sentido de pertenencia y sientan que se valoran sus contribuciones únicas. Sabemos que solo lograremos nuestra misión si contratamos e involucramos a un personal diverso que refleje las comunidades en las que trabajamos. Al reconocer que las personas aportan talento y habilidades que se han desarrollado fuera del alcance de un trabajo, adoptamos un enfoque holístico para el reclutamiento que considera la experiencia de vida además de los requisitos profesionales enumerados en nuestras publicaciones. Por favor aplique – nos encantaría saber de usted. Para citar un dicho popular en TNC, “te unirás por la misión y te quedarás por la gente”.

El/la Administrador(a) de Operaciones Colombia trabajará enfocado(a) en cumplir las prioridades estratégicas de la operación, implementando tácticas para planes aprobados, y realizando actividades y tareas del día a día para lograr los objetivos operacionales. Será responsable de planear y ejecutar logísticas para eventos especiales y/o reuniones, compras, archivo central, Operaciones de correspondencia, administración de oficinas, espacios de Trabajo compartido, e instalaciones de trabajo en general, telecomunicaciones y/o recepción. Proporcionará soporte con reclutamiento, entrenamiento, y reconocimiento, así como el programa de voluntarios/practicantes. Adicionalmente puede desarrollar actividades relacionadas con los departamentos de Tecnologías de la Información, Recursos Humanos y tareas administrativas del área de Finanzas, incluyendo procesar formatos, preparar reportes, presupuestos y pronósticos. Responderá consultas sobre actividades de oficina, creará materiales de oficina, borradores de correspondencia.

Deberá estar actualizedo(a) en los sistemas y recursos usados por el equipo para ejecutar las tareas asignadas. Mantendrá registro, dará seguimiento, y buscará información según se requiera, producirá y revisará reportes, y hará análisis de procesos administrativos. El/la Administrador(a) de Operaciones proveerá guía para satisfacer los requisitos basado(a) en un conocimiento profundo de las políticas y procedimientos. Proporcionará soporte y entrenamientos enfocados relacionados a las áreas funcionales del equipo. Implementará procesos y prácticas para mejorar la efectividad. Se comunicará con los empleados de la oficina, así como con voluntarios, practicantes y proveedores de bienes y servicios. Comunicará o distribuirá información para facilitar la toma de decisiones, la solución de problemas y la optimización de flujos de aprobación. Liderará los temas relacionados con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo.

El/la Administrador(a) de Operaciones Colombia trabajará como parte del equipo de TNC coordinando las tareas relacionadas a una o más áreas funcionales tales como administración de oficinas, Operaciones y soporte contable, compras, administración de reuniones, eventos especiales, entrenamientos, programas de voluntariado, soporte a los departamentos de Recursos Humanos, Tecnología, Finanzas, Legal. etc.

RESPONSABILIDADES

• En el proceso de pagos, revisar la integridad de las facturas, revisar pagos cargados a la Plataforma bancaria para la aprobación del DFO.
• Revisar y aprobar compras de cafetería y limpieza si aplica.
• Supervisión de contratos de operaciones (limpieza, mantenimiento, consultorías, exámenes, SGSST, cafetería)
• Monitorear y controlar los contratos de alquiler de oficinas y/o de espacios de coworking.
• Revisar y aprobar facturas sobre consumos de servicios públicos (electricidad, agua, teléfono, internet, etc.)
• Preparar documentación para contratación de nuevos empleados (hacer contratos, enmiendas, dar soporte a supervisores, revisar ingresos de personal con el área de IT, revisar Descripciones de Cargo) Preparar documentación para terminaciones de contratos laborales (documentación local, documentos y formatos de TNC, reuniones para la salida de empleados) dar seguimiento a los vencimientos de contratos laborales a término fijo (enviar correos a RRHH, Operaciones, Supervisor) Revisar y firmar los SAF (ingresos, cambios, salidas)
• Soporte a auditorías internas, externas y de Proyectos.
• Seguimiento a reportes de la ARL (Aseguradora de Riesgos Laborales)
• Reclutamiento, supervisión o monetización de aprendices SENA (Servicio Nacional de Aprendizaje)
• Desarrollar plan anual de trabajo con la Caja de Compensación Familiar (Colsubsidio)
• Desarrollar plan anual con agencias de viajes.
• Reuniones periódicas con los bancos locales para revisar costos, problemas y cambios requeridos. Monetizaciones de ingresos en Moneda Extranjera, pagos en Moneda Extranjera. Soporte como usuario oficial en la Plataforma del banco, (administración de la cuenta bancaria). Monitorear el flujo de caja de la cuenta bancaria. Solicitar recursos cuando se requiera.
• Coordinación con entidades externas: fondos de pensión, prestadores de servicios de salud, hoteles, beneficios etc.
• Creación de TNC y reporte ante entidades públicas (RUTEC-ECOPETROL-SIRE-etc.)
• Preparar y dar soporte en el presupuesto administrativo de Colombia, dar seguimiento a la ejecución del presupuesto administrativo.
• Revisar y realizar reportes de plan de retiro internacional, seguros de salud y vida, renovaciones, atención a requerimientos relacionados con beneficios.
• Reuniones y plan de trabajo con los prestadores de servicios y corredores de seguros.
• Recuperación de incapacidades y licencias con la EPS y la ARL
• Revisar y enviar las novedades de nómina y revisar la prenómina preparada por el proveedor de servicios de nómina. Conseguir aprobaciones internas y coordinar pagos a empleados.
• Coordinar la presentación y firma de impuestos distritales y nacionales (DIAN- Ministerio de Hacienda, secretaria de hacienda)
• Participar en reuniones con los contadores (Estados financieros, cierres etc.)
• Coordinar y liderar el proceso de renovación como entidad del Régimen Tributario Especial.
• Supervisar a sus reportes directos.
• Soporte a los empleados de Colombia y otros países en temas administrativos y otros relacionados.
• Liderar el SGSST (Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo) y coordinar temas Asociados a Safety corporativo.
• Cualquier otra tarea que le sea asignada dentro del área de sus funciones.

REQUISITOS MINIMOS

• Pregrado y 2 años de experiencia en cargos similares o su equivalente.
• Experiencia Coordinando Proceso Administrativos.
• Experiencia generando reportes e interpretando información.
• Experiencia en lenguaje de negocios para escritura, edición y lectura.
• Experiencia organizando tiempo y manejando múltiples actividades de forma que se cumpla con las fechas establecidas.
• Experiencia trabajando en equipos transversales y comunicándose con una amplia gama de personas de diferentes antecedentes y culturas.
• Conocimiento de procesos con autoridades locales como ARL, DIAN, UGPP, Secretarías de hacienda distritales, SECOP entre otros.
• Gran atención al detalle y capacidad de organización.

REQUISITOS DESEADOS

• Habilidad para analizar información con el propósito de coordinar y planear actividades y solucionar problemas de manera autónoma.
• Habilidad para usar la tecnología disponible con el fin de lograr los resultados deseados.
• Excelentes habilidades y enfoque de “Servicio al Cliente”
• Experiencia interpretando guías, procedimientos y normas, para lograr los resultados deseados.
• Conocimiento de las tendencias actuales en las áreas de trabajo.
• Conocimiento intermedio de inglés
• Conocimiento en el manejo del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo.
• Alto grado de proactividad para desarrollar las tareas que se requieren en su posición.

Desde 1951, TNC ha estado haciendo un trabajo en el que puede creer. A través de la acción de base, hemos pasado de ser una pequeña organización sin fines de lucro a una de las organizaciones ambientales más efectivas y de mayor alcance en el mundo. ¡Gracias a más de 1 millón de miembros, más de 400 científicos y los esfuerzos dedicados de nuestro diverso personal y socios, impactamos la conservación en todo el mundo!

TNC ofrece paquetes de beneficios competitivos y completos adaptados a los países individuales en los que trabajamos. Estos pueden incluir beneficios de atención médica, beneficios de jubilación, licencia por paternidad, tiempo libre pagado, seguro de vida y cobertura por discapacidad, así como un programa de asistencia para empleados y otros beneficios de vida y bienestar. Obtenga más información sobre nuestros beneficios en nuestra pestaña Cultura en nature.org/careers.

Estamos orgullosos de ofrecer un entorno de trabajo flexible que apoya la salud y el bienestar de las personas que empleamos.

Para solicitar el puesto de trabajo con el número 52843, envíe sus materiales en línea utilizando el botón "Apply Now" en https://careers.nature.org/ antes de las 11:59 PM EST del día 6 de Febrero, 2023. ¿Necesita ayuda para presentar su candidatura? Visite nuestra página de contratación o póngase en contacto con applyhelp@tnc.org.

The Nature Conservancy es un empleador con igualdad de oportunidades. Nuestro compromiso con la diversidad incluye el reconocimiento de que nuestra misión de conservación avanza mejor con el liderazgo y las contribuciones de personas de diversos orígenes, creencias y cultura. La contratación y la orientación del personal para crear una organización inclusiva que refleje nuestro carácter global es una prioridad y animamos a los solicitantes de todas las culturas, razas, colores, religiones, sexos, orígenes nacionales o regionales, edades, estado de discapacidad, orientación sexual, identidad de género, militares, estado de veterano protegido u otro estado protegido por la ley.

¿Tiene experiencia militar? Visite nuestro Traductor de Habilidades Militares de EE.UU. para comparar su experiencia militar con nuestras ofertas de trabajo actuales.

TNC se compromete a ofrecer adaptaciones para personas cualificadas con discapacidades y veteranos discapacitados en nuestro proceso de solicitud de empleo. Si necesita asistencia o una adaptación debido a una discapacidad, por favor envíe una nota a applyhelp@tnc.org con Solicitud de Adaptación en el asunto.

En los casos en que la ley lo permite, TNC exige a todos los nuevos empleados que estén completamente vacunados y dispuestos a mantenerse al día con las vacunas que protegen contra el COVID-19. Al aceptar una oferta de empleo, usted se compromete a cumplir con este requisito, a menos que tenga derecho a una exención por mandato legal.

Un atractivo paquete de salarios y beneficios es parte de la propuesta de valor de TNC para nuestros empleados. TNC se esfuerza por proporcionar salarios competitivos y basa los salarios en la ubicación geográfica del puesto, comprometiéndose a ser equitativo entre los grupos y proporcionando rangos de salarios cuando sea posible.

Dado que apoyamos el trabajo remoto y flexible para nuestros empleados, muchos puestos tienen una ubicación flexible dentro de los países donde estamos registrados como ONG y establecidos como empleador. Esto puede significar que no podemos proporcionar un rango de salario de contratación en la publicación para algunos de nuestros puestos. Sin embargo, a los candidatos invitados a ser parte de nuestro proceso de entrevista se les proporcionará su rango específico de ubicación si así lo solicitan.