Office Manager
Bei GALVANY ist es unser Ziel, klimaneutrales Wohnen für alle zur Realität zu machen. Wir setzen auf Umsetzung und entwickeln konkrete, smarte Lösungen, indem wir Wärmepumpen, Batteriespeicher und Smart Metering einfach zugänglich, zuverlässig und bezahlbar machen.
Wir sind ein profitables Greentech-Startup und glauben, dass nachhaltiger Impact und langfristiges Wachstum nur auf Basis eines gesunden Geschäftsmodells möglich sind. Getrieben von Kundennutzen, Klarheit und Verantwortung stehen wir für hochwertige Heizlösungen und ein Arbeitsumfeld, in dem Menschen Verantwortung übernehmen und nachhaltigen Mehrwert schaffen.
Als Executive Assistant to the CEO bist du die operative rechte Hand unseres CEOs und strukturierst Prioritäten, Informationen und Entscheidungsgrundlagen. Du agierst als verlässlicher Filter und Beschleuniger für Kommunikation und Prozesse – mit hoher Antizipation, Diskretion und Ownership.
Deine Aufgaben
Wir sind ein profitables Greentech-Startup und glauben, dass nachhaltiger Impact und langfristiges Wachstum nur auf Basis eines gesunden Geschäftsmodells möglich sind. Getrieben von Kundennutzen, Klarheit und Verantwortung stehen wir für hochwertige Heizlösungen und ein Arbeitsumfeld, in dem Menschen Verantwortung übernehmen und nachhaltigen Mehrwert schaffen.
Als Executive Assistant to the CEO bist du die operative rechte Hand unseres CEOs und strukturierst Prioritäten, Informationen und Entscheidungsgrundlagen. Du agierst als verlässlicher Filter und Beschleuniger für Kommunikation und Prozesse – mit hoher Antizipation, Diskretion und Ownership.
Deine Aufgaben
- Organisation und Weiterentwicklung unseres Berliner Offices inklusive Empfang:
- Professioneller Empfang und Betreuung von Gästen und externen Partnern und Sicherstellung einer einladenden, professionellen Atmosphäre.
- Koordination externer Dienstleister und Vertragsmanagement, inkl. Fuhrpark- und servicebezogener Verträge.
- Budget-, Bestell- und Ausstattungsmanagement zur Sicherstellung eines funktionalen und einladenden Arbeitsumfelds.
- Unterstützung von HR im Employee Lifecycle, insbesondere bei On- und Offboarding sowie Reise- und Equipment-Organisation.
- Organisation interner Events, Teamformate und Onboardings sowie aktive Mitgestaltung unserer Office- und Unternehmenskultur.
- Abgeschlossene Ausbildung, idealerweise mit kaufmännischem Schwerpunkt
- Mindestens 2–3 Jahre Erfahrung im Office Management, Empfang oder einer vergleichbaren organisatorischen Rolle
- Fließende Deutschkenntnisse (mind. C1) und gutes Englisch (mind. B1/B2)
- Sicherer Umgang mit digitalen Tools, Kalendern und Office-Organisation
- Hospitality Mindset: Du hast Freude daran, eine einladende Atmosphäre zu schaffen und möchtest aktiv dazu beitragen, dass sich Menschen im Office wohlfühlen.
- Organizational Excellence: Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick.
- Ownership Mindset: Du erkennst, was gebraucht wird, und kümmerst dich eigenständig darum, dass Dinge erledigt und verbessert werden.
- Clear Communication: Du kommunizierst freundlich, klar und verbindlich mit Mitarbeitenden, Gästen und externen Partnern.
- Resilience: Du bleibst auch in lebendigen oder stressigeren Momenten ruhig, professionell und lösungsorientiert.
- Werde Teil eines schnell wachsenden und profitablen Climate-Tech-Startups
- Attraktive und wettbewerbsfähige Vergütung
- Unser lebendiges Office ist das Herz unserer Kultur und fördert Zusammenarbeit und Austausch vor Ort
- Hybrides Arbeitsmodell mit anteiligem Homeoffice nach der Einarbeitung
- Individuelle Benefits, abgestimmt auf deine Bedürfnisse, z. B. Sportmitgliedschaften, ÖPNV-Ticket oder Learning Budget